Participatory-Budgeting_center-for-god-forvaltning

Unlocking the potential of Participatory Budgeting

Prepare for conversations on co-production

Jez Hall
Morten Ronnenberg

Does Participatory Budgeting hold any value beyond creating participation and involvement at a small scale or the local level? We believe it does. There is a significant potential in PB for setting free assets and resources in the community, stimulating new dialogues and informing people about the value and cost of public services; as well as the challenge of making difficult choices – and this is what many co-production projects dream about. PB can be a great tool for communities and councils to build collaboration and co-production.

A recent webinar with participants from Denmark and Scotland explored links between the role of PB within the larger conversation of co-production.

Do want to hear the webinar while you are commuting? Check it out here

Hosts: Jez Hall, Morten Ronnenberg, Guest panelists: Lorraine McKenzie, Søren Noes

Most people familiar with participatory budgeting know the immediate benefits of this approach. It’s a well documented strong method to engage people who are otherwise not engaged in local development or democracy. A way of creating new networks among citizens. An approach to foster dialogue and enhance trust between citizens and the local authorities. But what are the barriers and challenges and which experiences may point to a solution?

The webinar uncovered similarities, successes and challenges – see the key points here and join in for the next webinar where we follow up on the questions.

 

Barriers to successful PB
  • In Scotland – first, it’s about overcoming a lack of trust, and secondly changing the culture; of citizens and public bodies
  • In Denmark – first, getting participation; second, letting go of control.
Values
  • The values of PB and co-production strongly align – with both approaches you achieve more together than the sum of parts.
  • Besides getting engagement, involving the silent or unheard voices, and including them in decision-making….
  • PB is a strong way to getting people’s stories out. Similarly, sharing in co-production is key, money is often secondary.
Challenges
  • How do we measure impact, especially when budgets increase, without placing new obligations on communities?
  • Can we use PB in cases of hard choices or where there are statutory obligations?
  • Too much PB grant funding (or other funding) may foster false expectations and dependency.
Potential
  • To release people and knowledge assets locked up with council workforce
  • PB increases overall awareness of what is going on in the local area
  • An instrument for public education about the real cost of services.
Future opportunities
  • Engaging ever greater numbers of new people, in new conversations
  • Reducing the cost of services through a focus on prevention
  • Innovations that can be delivered ‘with’ communities, not ‘to’ them.
Our final take away?

You have to be in it for the long haul – building scale into PB and coproduction takes time and resource.

Interested in PB and co-production?

Sign up for our newsletter and join our next webinar on 20.11.2018 at 3pm UK time/ 4pm DK time

Du skriver dig nu op til Cneter for God Forvaltnings Nyhedsbrev, og modtager i en mail, linket til webinaret den 20. november kl 16. Det er gratis at deltage. Du kan til enhver tid afmelde dig nyhedsbrevet.

20170814_Fuldt-hus-klar-til-debat_center-for-god-forvaltningjpg

Fra Kommunedrevet til Borgerstyret

center-for-god-forvaltning_2

God samskabelse i praksis – en mini-guide

Samskabelse er anderledes, besværligt og fyldt med risici. Det kan være svært at skabe ejerskab hos borgerne og lige så vanskeligt at flytte initiativet væk fra medarbejderne. Men når det lykkes, giverdet  stærke resultater.

Denne mini-guide samler en række af de praktiske erfaringer, som Center for God Forvaltning har fra projekter om samskabelse i danske kommuner.

Download guiden her.

Vi ELSKER at tale om samskabelse – så skriv eller ring hvis du har spørgsmål eller kommentarer.

Kontakt: Konsulent Morten Ronnenberg
Telefon:  315 22 999
Email: mrm@centerforgodforvaltning.dk


PS.
Vil du bare nøjes med vores bedste tips om samskabelse, til at hænge på opslagstavlen
– så download 16 tips her.

Samskabelse--tips_Center-for-god-forvaltning

folkemode-2018

Borgerbudgettering fik tæv på Folkemødet

Debat i teltet hos Landdistrikternes Fællesråd

Er borgerbudgettering bare gammel vin på nye flasker? Og er samskabelse og borgerbudgettering ikke blot nye DJØF-ord, for det vi har gjort i årtier, spurgte Odsherreds borgmester @Thomas Adelskov. Og forsker Hanne Tanvig fra Københavns Universitet fulgte op: Borgerbudgettering – Batter det noget i forhold til de udfordringer landdistrikterne står med?

Godt animeret af facilitator @Tyge Mortensen havde vi en god og livlig debat på Folkemødet, men efter at have arbejdet med borgerbudgettering i syv år, spørger jeg mig selv, om det var den rigtige diskussion og de rigtige spørgsmål?

Odsherred kommune har, ligesom mange andre kommuner, set fantastiske resultater ved at lægge midler ud, som borgerne selv kan bestemme over. I Odsherred kalder man det ikke borgerbudgettering, men hvis vi skal have fokus på bolden (det er vel VM-tid) så er det vigtige vel, at man er lykkedes med at skabe engagement, mere frivillighed og ejerskab, ikke hvad vi kalder det.

Men batter det noget? Det er rigtigt, at borgerbudgettering ikke forslår, hvis intentionen er at sætte skub i hele udviklingen af landdistrikterne. Der skal mere til, men man bruger jo heller ikke en skruetrækker til at bygge en motorvej. Værktøjet skal bruges rigtigt.

Borgerbudgettering er ved at blive udbredt i Danmark, fordi det uomtvisteligt har nogle styrker som redskab til at mobilisere. En stor evaluering fra det britiske indenrigsministerium viste, at borgerbudgettering bedre end andre redskaber fremmer mobiliseringen af borgergrupper, der sjældent eller aldrig er deltagere i lokalsamfundet. Erfaringerne fra kommuner som Kolding, Hedensted, Gladsaxe og Haderslev viser også, at borgerbudgettering evner at sætte processer i gang, som andre udviklingstiltag kan bygge på. @Allan Emiliussen fra byrådet i Haderslev fortalte hvordan de var startet med borgerbudgettering, og selv om de ikke vidste hvor det ville føre dem hen, gjorde en stor borgerdeltagelse, at de var meget glade for den rejse de var begyndt på.

Skal man koge det ned til en demokratisk bouillonterning, så mener jeg borgerbudgettering især er velegnet, hvis du vil:

  • Styrke dannelsen i lokaldemokrati og opbygge social kapital i områder, hvor netop den ikke er så stærk,
  • Have et redskab til at styrke en ligeværdig dialog mellem borgere og kommune.
  • Få kreativiteten i spil blandt borgerne og styrke deres ejerskab til og ansvar for løsninger, fordi de selv har fundet på dem.

Som politiker eller embedsmand får du med borgerbudgettering indsigt i hvad folk prioriterer, og hvad der engagerer dem, og selv om du måske afgiver kontrollen over en 0,5 eller 1% opnår du over tid en langt større legitimitet til at forvalte de resterende 99%.

Men vi er såmænd langt fra 0,5%. Nogle kommuner er ambitiøse og vælger at skalere borgerbudgetteringen op. Det kan gøres på mange måder. Lad os tage en debat om det. Om hvordan vi får styrket lokalsamfundsudviklingen gennem endnu mere ansvar til borgerne. Alt sammen er det med til at styrke betingelserne for et frugtbart samarbejde mellem borgere og kommune og andre aktører. Nogle kalder det samskabelse, men jeg tænker – er det ikke ligegyldigt, bare det virker?

artikel_byplannyt4

Lad borgerne bestemme

Gladsaxe Kommune har afprøvet metoden borgerbudgettering i forbindelse
med klimatilpasning. Ambition var at lade borgerne bestemme og styrke sociale
netværk, engagement og ejerskab i et lokalområdet. Arbejdet blev forankret i
en tværgående styregruppe.

Læs artiklen – om 7 centrale pointer fra arbejdet

Af Morten Ronnenberg Møller, Center for God Forvaltning, teamleder Kathrine Stefansen,
Klima & Natur, begge Gladsaxe Kommune samt Ph.d.-studerende Nina Moesby Bennetsen,
Roskilde Universitet, tidligere Gladsaxe Kommune

Lup

Hvor sikker er retssikkerheden?

Retssikkerhed er, forenklet set, når der er sammenhæng mellem den ret og pligt, som en borger kan læse i loven, og den ret og pligt, som borgeren faktisk oplever bliver udført af de offentlige myndigheder.

Det er f.eks. ikke god retssikkerhed, når kommunen ikke i tilstrækkelig grad inddrager væsentligt materiale, som borgeren har fremlagt i sagsbehandlingen. Eller når kommunen har misforstået, hvornår betingelserne for at få en ydelse er opfyldt, kommunen har glemt at høre borgeren, inden den har truffet afgørelse, eller ikke er kommet med en god begrundelse for den afgørelse, der er truffet.

Når retssikkerheden ikke er overholdt, kan Ankestyrelsen træffe en ny afgørelse hvis kommunen (i øvrigt) har behandlet sagen grundigt nok. Hvis sagen ikke er blevet behandlet grundigt nok, er Ankestyrelsens nødt til at hjemvise sagen, og lade kommunen ”prøve igen”. Det koster både tid og penge.

 

Retssikkerheden har det skidt

For at ’tage temperaturen’ på retssikkerheden, fører Ankestyrelsen statistik over de sager, den behandler.  Og det ser desværre ud til, at retssikkerheden nogle steder har det rigtig skidt. I 2015 traf kommunerne f.eks. kun en rigtig afgørelse i ca. 40% af sagerne på voksenhandicapområdet i serviceloven. I 60% af sagerne, var retssikkerheden altså ikke efterlevet. I over halvdelen af disse sager, havde kommunen ikke overholdt spillereglerne for god sagsbehandling.

Der er ingen tvivl om at der er sket meget på socialområdet de sidste 10-20 år, men faktum er at halvdelen af fejlene ikke skyldes manglende forståelse for den sociale lovgivning, men manglende overholdelse af forvaltningsloven, som har været gældende i over 30 år. Forvaltningsloven gælder for alle offentlige myndigheder. Men på ingen andre områder sker der så mange forvaltningsretlige fejl som på socialområdet. Det bør vække opmærksomhed. Det er svært at forestille sig, at så omfattende fejl kan blive ved med at ske, hvis ikke det er accepteret af ledelsen, at det sker.

 

Er dårlig forvaltning i orden?

Det kan undre, at der ikke på ledelsesgangene – eller i kommunalbestyrelserne er mere fokus på disse tal. Hvor er de kommuner, der siger ”det er for ringe – det kan vi da gøre bedre”?

Hvis kommunerne ikke lavede retssikkerhedsmæssige fejl, så ville antallet af forkerte afgørelser efter borgerens første ”tur” gennem systemet være tæt på 0.  Så ville der faktisk være tale om en høj grad af retssikkerhed. Men så længe ingen ansvarlige – læs Folketinget eller kommunerne selv –  synes det er et problem af Ankestyrelsen underkender 60% af kommunernes afgørelser, og så længe hensynet til kommunens økonomi vejer tungere end hensynet til at loven overholdes, så ændrer tingene sig nok ikke.

Hvad skal vi så gøre ved det?

God forvaltning kommer ikke af sig selv, det kræver vedvarende opmærksomhed fra ledelsen – og vilje til, at det er en prioritet. Det tager nemlig tid at behandle en sag ordenligt – men så slipper man til gengæld for at behandle den samme sag igen, når Ankestyrelsen har sendt den tilbage. God forvaltning er derfor i farezonen, hvis medarbejderne ikke får den nødvendige tid til at behandle sagerne. Det kræver selvfølgelig en ”upfront” tidsinvestering, men det burde være rentabelt allerede efter et halvt år, når sagerne ikke længere skal genbehandles. Og så vil borgerne helt sikkert sætte pris på en hurtigere afklaring.

God forvaltning derude – det er ikke så svært, men ansvaret er kommunalbestyrelsens.

 

Sanne Møller, Direktør, Center for God Forvaltning

wc-dame-herre

Hørt ved toilettet: Karina søger kontanthjælp og hendes mand har misbrugsproblemer

En kommune i Nordsjælland har indført det kommunale modstykke til patienter på hospitalsgangene og valgt, at møder mellem sagsbehandlere og kontanthjælpsmodtagere skal foregå via en telefon placeret ved de offentlige toiletter i borgerservice. Er det god forvaltning? Og hvordan endte vi der?

Idag har vi fokus på, hvor galt det kan gå, når alle – fra borgmester til sagsbehandler – tilsyneladende glemmer at spørge sig selv og hinanden om, hvorvidt tiltag, der måske hver især giver mening for forvaltningen, nu også er god forvaltning for borgeren.

‘Har du spørgsmål om kontanthjælp? Er du boligløs og vil høre  om mulighed for hjælp til akutbolig til dig og dine børn? Så skal du gå ned ad gangen og ringe op til kontanthjælpsafdelingen fra telefonboksen derhenne ved toiletterne’.

Cirka sådan lyder beskeden fra den venlige medarbejder i borgerservice i en kommune i Nordsjælland, mens hun peger over mod de offentlige toiletter.

De ligger i sikker afstand fra loungeområdet og automaten med café latte og kakao, som man kan benytte, mens man venter på at bestille nyt pas eller forny sit kørekort. Og det er altså her, ved toiletterne foran kantinen, man kan ringe op til en sagsbehandler, når verden er brudt sammen, dagpengene er hørt op, man vil skilles fra manden og en tilværelse præget af misbrug og mentale overgreb, og ikke kan finde et sted at bo til sig selv og sine børn.

Gode grunde

Der er sikkert gode grunde til, at kommunen vælger toiletterne som stedet, hvor trængte borgere kan henvende sig.

Måske har trusler fremsat af frustrerede borgere mod sagsbehandlere ført til en beslutning om at reducere antallet af personlige møder med borgerne? Måske har kommunen vurderet, at det sparer tid, at ‘mødet’ ikke inviterer til småsnak og ekstra spørgsmål? Eller at det sparer kontorplads og øger sikkerheden hvis borgerne ikke skal ind på rådhusets gange? Og måske er toiletterne virkelig det sted, hvor der var mest fred og ro til en telefonisk samtale med et menneske i den anden ende af linien?

Er det god forvaltning?

Uanset de mange gode grunde der kan være, kan det imidlertid undre, at hverken sagsbehandlere, mellemledere, afdelingsledere, kommunalbestyrelsesmedlemmer eller borgmesteren i den Nordsjællandske kommune tilsyneladende stiller sig selv etiske spørgsmål som: Hvilket menneskesyn giver vi udtryk for, når vi forlægger private samtaler til det offentlige rum lige uden for toiletterne? 

Eller det mere målstyrende spørgsmål: Hvad gør det ved forvaltningens kommunikation med borgeren og ved vores evne til at give den rette hjælp i overensstemmelse med loven, at vi kun kan tale i telefon med borgerne? Og er det hensigtsmæssigt, når vi har at gøre med borgere, der ofte har svært ved at finde ud af, hvad de overhovedet skal spørge om i den der telefon? Borgere, hvis liv er noget rod og som måske mest af alt har lyst til bare at stille sig op lige ud for café latte automaten og råbe: ‘Hjælp’?

Selvrefleksion – ja tak

I den kommunale forvaltning er der mange hensyn at tage – også til sagsbehandlernes sikkerhed og til den kommunale økonomi.

Men netop derfor, er det ekstra vigtigt at både medarbejdere og folkevalgte politikere jævnligt stiller sig selv – og borgerne – spørgsmål som: Hvordan bidrager det initiativ vi nu tager til god forvaltning og løsning af borgerens problem? Kunne vores tiltag tænkes at have utilsigtede konsekvenser? Handler vi i overensstemmelse med lovens ånd og bogstav?

Et gammelt ordsprog siger, at vejen til helvede er brolagt med gode intentioner. Det er nok store ord at bruge om en forvaltning i Nordsjælland. Men initiativ ‘offentlige toiletmøder’ er vel næppe vejen til den gode forvaltning?

 

Var det du læste relevant for dig? Så del gerne med andre i dit netværk. Eller gå ind på vores hjemmeside og søg i vores blog eller download vores materialer til hjælp til bedre forvaltning på http://centerforgodforvaltning.dk/materialer/
Her kan du også skrive til vores forslagskasse med emner eller spørgsmål, du synes vi skal tage op.
Mange hilsner
Center for God Forvaltning
ordbog

Mening med Galskaben

 

Hvad mener sagsbehandleren, når hun siger ‘partshøring’ og ‘agterskrivelse’? Og hvornår har offentlige myndigheder ‘notatpligt’?

Af Malene Sønderskov, Partner

Når vi som borgere får brug for hjælp fra ’det offentlige’, er de første møder ofte en skræmmende oplevelse. Mødet sker ofte på baggrund af en begivenhed, der har rystet vores tilværelse og identitet. Vi er selv blevet alvorligt syge eller uarbejdsdygtige. Eller et barn, en forælder eller en ægtefælle har fået et handicap.

Vores evne til at klare os selv er kommet under pres. Vi er nødt til at bede om hjælp og lade fremmede mennesker ’komme tæt på’.

 

På kommunen taler de ‘kommunalsk’

Men mødet med de offentlige myndigheder er også skræmmende på et andet plan. For pludselig konfronteres vi med et sprog og en logik, som vi hidtil ikke har haft behov for at kende til. Vi hører ord som ’partshøring’, ’sagens oplysning’ og klagefrist. Og er ofte ikke helt klar over, hvad de dækker over, og hvad de ord har at gøre med os?

Der er imidlertid ’mening med galskaben’. Forvaltningsloven, som er den der regulerer den måde, sager behandles på, er i bund og grund indrettet for at sikre en god og grundig behandlings af borgernes sag – og at vi inddrages i processen. Og faktisk er der så bred enighed om, at loven er både god og fyldestgørende, at den er forblevet uændret i årtier.

 

Hjælp at hente

Derfor har Center for God Forvaltning udgivet en ’Ordbog for Borgere og Bisiddere’. Håbet er, at den kan lette mødet med forvaltningen og at ordforklaringerne kan bidrage til en bedre forståelse af, hvad loven siger, og hvad man som borger har ret til.

Sammen med vores ’kort over sagens gang’ håber vi, at den kan lette mødet med en verden, der for de fleste virker fremmed og svær, når vi mødes med den første gang.

Spørgsmål

Som man råber i skoven

Som man råber i skoven får man svar

Jeg tror de fleste af os kender situationen. Vi bliver præsenteret for med en beslutning, et krav, en opfordring, som vi ikke bryder os om. Og rent instinktivt starter vi et ’modangreb’. Nogle af os retter ligefrem et sandt maskingevær af protester og indvendinger imod den, der har fremsat beslutningen eller kravet.

Resultatet er som regel, at vores modpart – helt som i en skyttegravskrig – løber ned bag volden, hvorfra han eller hun blot gentager, at beslutningen står ved magt og ikke er til at ændre.

Så hvad gør vi så, hvis formålet ikke var at bidrage yderligere til en dårlig situation, men netop at flytte holdningen hos den, vi taler med?

Det er her spørgeteknik kommer ind i billedet.

 

Spørgsmål fremmer forståelsen

Spørgsmål er et af de vigtigste redskaber vi som både borgere og sagsbehandlere kan bruge til at sikre god forvaltning. Når vi stiller spørgsmål, er vi med til at skabe refleksion hos den, vi stiller spørgsmålet til. Vi hjælper så at sige modtageren med at tænke sig om.

Når vi stiller spørgsmål, bidrager vi også til at sætte en dagsorden og sætte fokus på de ting, der er vigtige.

Og hvis vi lytter efter de svar vi får, vil vi i svaret ofte finde information, der enten gør os klogere på, hvorfor tingene er, som de er, eller information der kan bidrage til at starte en snak om, hvorvidt vi kan finde andre løsninger, der tilfredsstiller både vores egne behov og interesser, og interesserne hos den vi taler med.

 

Spørgsmål former virkeligheden

Spørgsmål er altså med til at forme virkeligheden. Både hos den der spørger og hos den der modtager spørgsmålet. Også selv om de ’bare’ er spørgsmål. Derfor er det heller ikke lige meget, hvilke spørgsmål, vi stiller hinanden. Og det er ikke lige meget, hvordan vi stiller dem.

Derfor har Center for God Forvaltning lavet en miniguide til gode spørgsmål, man som borger kan stille, når man er til møde på forvaltningen. Men guiden kan også bruges af ansatte som inspiration til, hvad der er vigtigt for borgere at få svar på. Du finder guiden ved at klikke på linket nedenfor.

 

http://centerforgodforvaltning.dk/saadan-stiller-du-de-rigtige-spoergsmaal/

Vi håber I vil finde den nyttig. For som vi startede med at skrive, så er det sådan her i livet, at som man råber – eller spørger – i skoven får man svar.

klage

Forkerte afgørelser koster kassen

Tænk hvis kokkene på Geranium tilberedte den forkerte mad til hver tredje gæst. Så skulle tjenerne undskylde, kokkene lave ny mad, den forkerte mad skulle kasseres, og restauranten risikerede dårlig omtale. Og så ville Geranium ikke være Geranium ret længe. Sådan er det også for kommuner: Det koster i tid, penge og tillid at lave fejl. Alligevel synes Kommunernes Landsforening ikke, at det er et problem.

Af Sanne Møller, advokat, direktør i Center for God Forvaltning

I 2015 blev 31% af sagerne på socialområdet ændret eller hjemvist af Ankestyrelsen*. Det har konsekvenser.
Kommunen skal bruge tid på at gennemgå sagen igen. Ofte skal der indhentes nye oplysninger eller lave nye udredninger. Hvis der er kommet en ny sagsbehandler på sagen , skal der bruges tid på at gennemgå hele borgerens sag igen, og ofte må der holdes et nyt møde mellem borger og forvaltning.
Borgeren skal have efterleveret hjælp hvis det er muligt. Samtidig skal det overvejes, om der er opstået nye behov i ankeperioden, der også skal inddrages i behandlingen af sagen. I værste fald har fraværet af hjælp i sig selv medført at borgeren nu står med et større hjælpebehov end tidligere. Muligheden for at forebygge en forværring kan være tabt permanent.

Tillidsbrud
En borger der oplever at kommunen ”tager fejl” ved enten ikke at kende eller følge lovgivningen, holder op med at anse kommunen som en autoritet man kan stole på. Og så er vejen banet for, at borgeren vil stille spørgsmålstegn ved alt kommunen foretager sig. Borgeren vil for en sikkerheds skyld klage over alle kommende afgørelser – uanset om det er berettiget eller ej.
Det er ikke rart at blive mødt med mistillid. Det gælder både for den borger, hvis synspunkt (uretmæssigt) er blevet underkendt i den første afgørelse, men sandelig også for den sagsbehandler, der har fået opgaven med at overtage en borger, der har fået ret i Ankestyrelsen.

Dårligt arbejdsklima
Mistillid fører intet godt med sig. Borgeren vil næppe få et fornuftigt udbytte af den hjælp, der faktisk tilbydes, hvis grundindstillingen er at ”jeg har fået den forkerte hjælp”. Sagsbehandlerens arbejdsklima vil være voldsomt påvirket, hvis man er under beskyldning for ikke at gøre sit arbejde godt nok. Det er et krydspres, der ikke gør noget godt for noget. Borgeren bliver mere syg – sagsbehandleren bliver ’bare’ syg.

Der er altså ingen , der har gavn af en afgørelse, der viser sig ikke at ”holde vand”. Selv hvis kommunen havde forventet en besparelse på en mindre ydelse, vil den hurtigt blive spist op af en dårligere borger, ekstra arbejde for sagsbehandlerne, lavere tilfredshed hos borgere og sygefravær hos sagsbehandlere.

Tillad mig at foreslå at man sætter nye ambitioner for antallet af klager og klager der bliver ’dømt genbehandlet’ af Ankestyrelsen: Til en start kan danske kommuner

  • Bevilge den nødvendige tid for sagsbehandlere til at behandle sagen ordentligt – førstegang
  • Sikre en grundig informationsindsamling og partshøring af borgeren
  • Investere i at opbygge en god relation mellem borger og sagsbehandler, inden sagen løber af sporet

*kilde ”Tal fra Ankestyrelsen”